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Adminmat.

Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 18 juin 2026

1. Responsable du traitement

Bobby Tony Bouteau — 82 rue des Quatre Vents, 16130 Angeac-Champagne, France.
Contact DPO : bouteau@adminmat.fr

2. Données collectées

  • Données de compte : nom, adresse email, secteur d'activité, mot de passe haché.
  • Données d'utilisation : devis, factures, clients, fournisseurs, interventions, temps passé saisis dans l'application.
  • Données de paiement : historique d'abonnement, plan souscrit (les données de carte bancaire sont traitées exclusivement par Stripe).
  • Données techniques : adresse IP, logs de connexion, identifiants de session.
  • Courriers électroniques : métadonnées et contenu des emails synchronisés depuis vos boîtes mail connectées (Gmail, Outlook, IMAP).

3. Finalités du traitement

  • Fourniture du service Adminmat et de ses fonctionnalités (base légale : exécution du contrat).
  • Tri et analyse IA des emails pour proposer des actions commerciales (base légale : intérêt légitime / exécution du contrat).
  • Gestion de la facturation et de l'abonnement (base légale : exécution du contrat).
  • Sécurité du service et prévention des fraudes (base légale : intérêt légitime).
  • Respect des obligations légales comptables (base légale : obligation légale).

4. Durée de conservation

  • Données de compte : durée de l'abonnement + 3 ans après résiliation.
  • Devis et factures : durée de vie du compte. En cas de suppression du compte, l'ensemble des données (y compris les factures) est supprimé immédiatement. La loi vous oblige à conserver vos factures 10 ans (art. L123-22 Code de commerce) : cette obligation est à votre charge. Un export de vos données vous est proposé avant toute suppression.
  • Emails analysés : 12 mois glissants (purge automatique programmée).
  • Logs techniques : 12 mois.

5. Sous-traitants

6. Intelligence artificielle et données Workspace Google

Adminmat utilise l'intelligence artificielle (modèles Claude d'Anthropic) pour analyser vos emails et générer des documents administratifs (devis, factures). Les engagements suivants s'appliquent de façon inconditionnelle :

  • Pas d'entraînement de modèles IA. Les données provenant de votre boîte Gmail, Outlook ou IMAP — et plus généralement l'ensemble de vos données Adminmat — ne sont jamais utilisées pour entraîner, affiner ou évaluer des modèles d'intelligence artificielle, que ce soit par Adminmat ou par ses sous-traitants.
  • Pas de revente ni de partage à des tiers. Vos données de messagerie ne sont ni vendues, ni louées, ni cédées à des tiers à des fins publicitaires ou commerciales.
  • Traitement IA limité à la fourniture du service. Le contenu de vos emails est transmis à l'API Anthropic (Claude) uniquement pour produire les actions demandées (tri, extraction d'informations, rédaction de devis). Anthropic traite ces données en tant que sous-traitant soumis à des obligations contractuelles strictes de confidentialité.
  • Stockage du contenu des emails. Adminmat ne conserve pas le corps des emails au-delà du traitement nécessaire. Seules les métadonnées utiles au service (expéditeur, objet, date) et les données extraites (informations client, montants) sont enregistrées dans votre espace de travail. Exception : lorsqu'un email constitue la preuve d'un accord commercial (devis accepté par email), le corps de cet email peut être conservé temporairement à titre de justificatif, puis purgé automatiquement après 12 mois glissants.
  • Accès limité aux données Gmail. Les permissions OAuth Google accordées à Adminmat sont strictement limitées à la gestion des emails (lecture, archivage, étiquetage — scope gmail.modify) et à l'identification de votre adresse email (scope userinfo.email). Adminmat n'accède pas aux contacts, au calendrier ni aux autres services Google. La permission gmail.modify permet de lire, archiver et étiqueter vos emails, mais ne permet pas leur suppression définitive ni l'envoi de messages en votre nom.

6 bis. Traitement des emails de vos clients par l'IA — données de tiers

Lorsque vous connectez votre boîte mail à Adminmat, les emails reçus (expéditeur, objet, corps du message) sont transmis à l'API Anthropic (Claude) pour analyse et triage automatique. Ces emails peuvent contenir des données personnelles de vos propres clients et contacts (nom, adresse email, numéros de téléphone, informations commerciales).

En tant qu'artisan ou TPE utilisant Adminmat, vous êtes responsable du traitementde ces données tierces au sens du RGPD. Adminmat agit comme votre sous-traitant pour cette opération. À ce titre :

  • Votre responsabilité : vous devez disposer d'une base légale pour transmettre les données de vos contacts à un système d'IA (intérêt légitime, contrat, ou consentement selon les cas). Il vous appartient d'informer vos clients de ce traitement, par exemple via votre propre politique de confidentialité ou mentions légales.
  • Rôle d'Anthropic : Anthropic traite ces données en qualité de sous-traitant d'Adminmat, soumis à des obligations contractuelles strictes. Selon les conditions d'utilisation de l'API Anthropic en vigueur, les données transmises ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles. Adminmat s'engage à maintenir un accord de traitement des données (DPA) avec Anthropic conforme aux exigences du RGPD.
  • Durée : Anthropic ne conserve pas les données au-delà du traitement de la requête, conformément à sa politique applicable aux appels API (à vérifier selon le DPA en vigueur au moment du traitement).

Si vous avez des doutes sur la légitimité du traitement de données de certains contacts, nous vous recommandons de ne pas connecter de boîte mail contenant des données sensibles, ou de consulter un délégué à la protection des données (DPO).

7. Sécurité des données

Adminmat met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées pour protéger vos données contre tout accès non autorisé, perte ou divulgation.

  • Les tokens d'accès Gmail et Outlook sont chiffrés avec l'algorithme AES-256-GCM avant stockage en base de données. Adminmat ne peut jamais accéder directement à vos identifiants de connexion.
  • Les mots de passe sont hachés avec bcrypt (coût 12) — ils ne sont jamais stockés en clair.
  • Toutes les communications sont sécurisées via HTTPS/TLS.

Adminmat ne vend, ne loue et ne monétise jamais vos données personnelles ou vos données de messagerie auprès de tiers. Vos emails et données métier sont utilisés exclusivement pour vous fournir le service souscrit.

8. Transferts hors Union européenne

Certains sous-traitants (Supabase, Stripe, Anthropic, Railway) sont établis aux États-Unis. Ces transferts sont encadrés par les Clauses Contractuelles Types (CCT) adoptées par la Commission européenne, conformément à l'article 46 du RGPD.

9. Vos droits

Conformément au RGPD (articles 15 à 22), vous disposez des droits suivants :

  • Droit d'accès : obtenir une copie de vos données personnelles.
  • Droit de rectification : corriger des données inexactes ou incomplètes.
  • Droit à l'effacement : demander la suppression de vos données (sous réserve des obligations légales).
  • Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et lisible.
  • Droit d'opposition : vous opposer à certains traitements fondés sur l'intérêt légitime.
  • Droit à la limitation : restreindre temporairement le traitement de vos données.

Pour exercer ces droits : bouteau@adminmat.fr. Réponse sous 30 jours.

Droit à l'effacement — suppression de compte

Conformément à l'article 17 du RGPD, vous pouvez supprimer votre compte et l'ensemble de vos données directement depuis l'application, sans délai.

Rendez-vous dans Mon profil → Zone de danger → Supprimer mon compte. La suppression est immédiate et définitive après confirmation.

La suppression entraîne l'effacement immédiat et définitif de l'ensemble de vos données : compte, connexions mail, emails analysés, clients, devis, factures et paramètres. Adminmat ne conserve aucune copie de vos données après suppression, y compris vos factures. Un export de vos données vous est proposé avant confirmation de la suppression.

Données conservées par des tiers : certains prestataires peuvent conserver des données indépendamment de la suppression de votre compte Adminmat — notamment Stripe (historique de facturation, conformité fiscale) et Resend (logs d'envoi d'emails transactionnels). Ces rétentions sont soumises aux propres politiques de confidentialité de ces prestataires et aux obligations légales qui leur incombent.

10. Cookies

Adminmat utilise des cookies de session nécessaires au fonctionnement de l'authentification (exemptés de consentement).

Avec votre consentement explicite (bouton « Accepter » de la bannière cookies), deux traceurs de mesure publicitaire sont également déposés : le Pixel Meta (Meta Platforms Ireland Ltd) et la balise Google Ads (Google Ireland Limited), utilisés pour mesurer l'efficacité de nos campagnes publicitaires. Ils collectent des données de navigation (pages vues, appareil, identifiant de cookie) transmises à Meta et Google, qui peuvent les transférer hors de l'Union européenne dans le cadre du Data Privacy Framework. Si vous cliquez sur « Refuser », aucun traceur publicitaire n'est déposé et le service fonctionne normalement. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en supprimant les cookies de votre navigateur pour adminmat.fr — la bannière vous redemandera votre choix. Plus d'informations : politique de confidentialité de Meta et politique de confidentialité de Google.

11. Réclamation

Si vous estimez que le traitement de vos données ne respecte pas la réglementation, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés).

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